การปริ้นเกียรติบัตรหลายๆคนในแบบฟอร์มเดียว

การรีวิวนี้เป็นการรีวิวด้วยตนเองของเจ้าของเวบไซต์นี้นะค่ะ  ผิดพลาดประการใดต้องขออภัย ณ ที่นี้ด้วยนะ
         โปรแกรม Microsoft Office (Ms Office) แต่สำหรับบางคนก็มองข้ามความสามารถของโปรแกรมค่ายนี้นะค่ะ มาดูดีกว่านะค่ะว่ามันทำอย่างไร และไม่ยากเท่าที่คิด และสามารถที่จะประยุกต์ไปใช้อย่างอื่นได้นะค่ะ อาจจะเป็นซองผ้าป่า , ซองจดหมาย , หนังสือราชการที่เวียนส่งไปหลายที่ก็ได้นะ (เห็นบางโรงเรียนก๊อปและพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆหน้า ร้อยคน ก็ร้อยหน้า กว่าจะเสร็จ ก็งง และตาลายไปหลายตลบเลยค่ะ)
แต่วันนี้เอาเรื่องการทำเกียรติบัตรก่อนแล้วกัน อย่างอื่น ค่อยประยุกต์กันไป
วิธีการทำเกียรติบัตรในครั้งนี้ใช้ Microsoft Office 2007 แบ่งออกเป็น 2 โปรแกรมที่ใช้คือ
1. Microsoft Office Word 2007 ใช้ทำแบบฟอร์มเกียรติบัตร
2. Microsoft Office Excel 2007 ใช้ทำฐานข้อมูล


ส่วนที่ 1 แบบฟอร์มเกียรติบัตร
1. เตรียมแบบฟอร์มเกียรติบัตรขึ้นมาก่อนนะค่ะ ดังรูปที่ 1.1 1.1 สำหรับเกียรติบัตรตัวอย่างนี้ดิฉันใช้เป็นกระดาษ A4 นะค่ะแบ่งครึ่งหนึ่ง บนและล่าง จะได้ประหยัดกระดาษ แล้วเวลาปริ๊นออกมาจะง่ายต่อการปริ๊นแล้วค่อยมาตัดเอาทีหลัง
การบันทึก หรือ save ไว้นะค่ะ ดิฉันบันทึกไว้ชื่อเกียรติบัตร ไว้ที่ไดรฟ์อื่น ๆนะค่ะ ไม่แนะนำไว้ที่ My document เพราะว่ามันอยู่ใน ไดรฟ์ C ใช่ไหมค่ะ แต่เมื่อวันดีคืนดีเครื่องอาจจะพังขึ้นมา ตรงนี้หล่ะหนักใจสำหรับหลาย ๆ คน ดิฉันก็ด้วยเหมือนกัน ฉะนั้นขอแนะนำว่าเอาไปไว้ที่อื่น ๆ จะดีกว่าไม่ยุ่งยากเวลาซ่อมเครื่องลงโปรแกรมใหม่ เผื่อบางทีเอาไปที่ร้านลืมบอกให้แป็กอัพข้อมูลหล่ะเสร็จเลยงานเรา ข้อมูลจะหายไปทั้งหมด เราต้องเสียเวลาสร้างงานขึ้นมาใหม่ ได้ค่ะ

รูปที่ 1.1
1.2 เมื่อเราได้สร้างแบบขึ้นมาแล้ว ต่อไปก็ไปดูว่าสิ่งที่จะเวียนหรือเปลี่ยน ในเกียรติบัตรนี้ว่ามีอะไรบ้าง ในที่นี้ดิฉันขอเรียกว่า ฟิลด์ แล้วกันนะค่ะ ดังตัวอย่างมีอยู่แค่ 5 ฟิลด์นะค่ะ คือ
1.เลขที่เกียรติบัตร
2.ชื่อ-สกุล
3.เหรียญรางวัล
4.กิจกรรม
5. ระดับชั้น
อาจจะประยุกต์ให้มีหลาย ๆ ฟิลด์ก็ในนะค่ะ แต่จริง ๆ แล้วหน้านี้จะต้องมีอยู่ 10 ฟิลด์นะค่ะ เป็นฟิลด์เดียวกัน แต่อย่างลืมว่า ตอนนี้เราทำกับกระดาษขนาด A4 จะต้องมี 2 ชุดในหน้าเดียวนะค่ะ

รูปที่ 1.2
ส่วนที่ 2 ส่วนของฐานข้อมูล
ในการจัดกิจกรรมต่างๆอาจจะมีข้อมูลไว้อยู่แล้ว สามารถก๊อปมาจัดรูปแบบใหม่ตามฟอร์มฐานข้อมูล โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด การเก็บข้อมูลในลักษณะนี้จะง่ายและสะดวกเวลาแก้ไขข้อมูลค่ะ
2. ต่อไปก็มาเตรียมข้อมูลรายชื่อกันนะค่ะ โดยใช้ Ms Excel ตัวอย่างนี้สิ่งที่ต้องทำก่อน คือ หัวข้อฟิลด์ ทั้งหมด 10 ฟิลด์ ดังรูปที่ 2 ก็จะมี
ส่วนข้อมูลสีเหลือง : เลขที่ 1, ชื่อ-สกุล 1, รางวัล 1 , กิจกรรม 1 ,ระดับ 1
(ข้อมูลส่วนข้อมูลสีเหลือง จะไปแสดงที่แบบฟอร์มเกียรติบัตร ด้านบน)
ส่วนข้อมูลสีส้ม : เลขที่ 2, ชื่อ-สกุล 2, รางวัล 2 , กิจกรรม 2 ,ระดับ 2
(ข้อมูลส่วนข้อมูลสีส้ม จะไปแสดงที่แบบฟอร์มเกียรติบัตร ด้านล่าง)
ดูที่รูปที่ 2
ในไฟล์เดียวสามารถเก็บข้อมูลไว้ได้หลายส่วน ข้อมูลของนักเรียนสร้างไว้ที่ sheet1 ชื่อ นักเรียน (ตรงนี้จำไว้ให้ได้ด้วยว่างานไหนเป็นชีตอะไร เพราะอาจจะมีอยู่ หลายชีตก็ได้ในไฟล์ตัวนี้) ดิฉันได้บันทึกชื่อไฟล์ Excel นี้ว่า รายชื่อครู นร.ที่ได้รับเกียรติบัตร.xls (ใช้ชื่ออะไรก็ได้ค่ะ)

รูปที่ 2
อย่าเพิ่งปิดโปรแกรมลงทั้งสองโปรแกรมนะค่ะค้างไว้ก่อน ต่อไปกลับไปที่ MS Word
3.ไปที่โปรแกรม Ms Word (เพื่อที่จะดึงหรือลิงค์ข้อมูลจาก Ms Excel มาโชว์ที่ แบบฟอร์มเกียรติบัตร ) ให้ไปที่เมนู Mailings -> Select Recipients -> use Existing list
จะได้แถบเครื่องมือดังรูปที่ 3

รูปที่ 3.1
3.1 จากนั้นคลิกเลือกเปิดแหล่งข้อมูล (ไฟล์ Excel ที่เก็บข้อมูล) ก็จะได้หน้าต่างดังนี้

รูปที่ 3.2
เลือกชนิดแฟ้มเป็น Excel file (*.xls) แล้วเลือกไฟล์ที่เราได้เตรียมเอาไว้ กดปุ่มเปิด
จะโชว์หน้าต่างเลือก ชีต ดังรูป

รูปที่ 3.3
ให้ทำการเลือกชีตที่ต้องการในที่นี้เลือก นักเรียน คลิกปุ่มตกลง
3.2 ในการเรียกใช้ข้อมูลจาก Excel ถ้าต้องการใส่ชื่อ-สกุล ให้นำเคอร์เซอร์ไอบีมไปวางตำแหน่งที่จะใส่ฟิลด์ ชื่อ-สกุล แล้ว ไปที่ เมนู Maillings (หมายเลข 2) คลิกที่ Insert Merge Field (หมายเลข 3) เลือกฟิลด์ ชื่อสกุล (แทรกเขตข้อมูลการผสาน) จะโชว์หน้าต่างดังรูปที่ 3.4

รูปที่ 3.4
แล้วคลิกปุ่ม แทรก แล้วคลิกปุ่มปิด ทำอย่างนี้ไปจนครบทั้ง 10 ฟิลด์ ในกรณีที่มีมากกว่านี้
ก็ต้องทำให้ครบนะค่ะ กลับมาที่หน้ากระดาษ จะมีสัญลักษณ์เกิดขึ้นดังรูปที่ 3.5

รูปที่ 3.5
จะดูรายชื่อกิจกรรมต่างๆ คลิกที่ปุ่ม Preview Resalts (หมายเลข 1) (แสดงข้อมูลผสาน) ให้กลับไปดูข้างบนนะค่ะว่าอยู่ตรงไหน

รูปที่ 3.6
แค่นี้ก็เสร็จเรียบร้อยแล้วค่ะ ถ้าต้องการเลื่อนไปคนถัดไปก็กลับไปดูปุ่มหมายที่ 2 นะค่ะ
สำหรับปุ่มอื่น ๆ ลองเอาเมาส์ไปวางทับไว้สักครู่ก็จะมี ป็อบอับบอกเองค่ะ ลองศึกษาดู เพิ่มเติมเองนะค่ะ ในกรณีที่ต้องการเพิ่มชื่อทีหลังก็เพิ่มไปใน Excel ได้เลยนะค่ะ เอาวันนี้เท่านี้ก่อนแล้วกัน ทำคู่มือการใช้งานเนี่ยไม่ง่ายเลยเนอะ เสียเวลาไปตั้งแยะ ขอบคุณค่ะที่ตั้งใจอ่านมาจนจบ....หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ท่านหลายๆคน ทำเอกสารได้ง่ายขึ้นค่ะ
......................โปรดติดตามบทความต่อไปจะเป็นวิธีปริ้น ค่ะ