การพิมพ์หนังสือราชการชนิดต่างๆ

หนังสือภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือ ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่ส่วนราชการมีถึงบุคคลภายนอก (ให้จัดทำตามแบบ) ซึ่งได้กำหนดขนาดกระดาษตราครุฑ ไว้ดังนี้
กระดาษ ขนาด A4 ใช้ขนาดครุฑมาตรฐาน คือ สูง 3 เซนติเมตร
กระดาษขนาดเล็ก ใช้ขนาดครุฑ สูง 1.5 เซ็นติเมตร
หนังสือภายนอก จะต้องใส่หัวข้อที่กำหนดไว้ ดังนี้

                    1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ทับ (ใช้เครื่องหมาย / )เลขทะเบียนหนังสือออก เพื่อแบ่งแยกเลขประจำกรม กอง ออกจากเลขทะเบียนหนังสือส่งออกสำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น
ตัวอย่างเช่น ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องการกำหนดเลขที่หนังสือออก ซึ่งปรับเปลี่ยนจากทบวงมหาวิทยาลัย ตามพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการกระทรวงศึกษาธิการ พ.ศ. 2546 ตามประกาศราชกิจจานุเบกษา ฉบับกฤษฎีกา เล่ม 120 ตอนที่ 62 ก วันที่ 6 กรกฎาคม 2546 จึงกำหนดเลขที่หนังสือออกใหม่ เป็นดังนี้ หนังสือที่ ศธ 0517.07/
ที่ ศธ หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ
เลข 2 ตัวแรก คือ 05 หมายถึง สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา
เลข 2 ตัวหลัง คือ 17 หมายถึง มหาวิทยาลัยมหิดล
เลขหลังจุด คือ .07 หมายถึง คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล
เลขหลัง .07 / ตั้งแต่ 1-33 หมายถึง ภาควิชาและหน่วยงานภายในคณะที่ได้กำหนดไว้
                    2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือสถานที่ราชการที่ออกหนังสือนั้น หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย เพื่อผู้รับสามารถจะติดต่อหรือโต้ตอบไปมาได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา สอบถามว่าสถานที่ราชการนั้นอยู่ที่ใด ชื่อของส่วนราชการที่ออกหนังสือจะต้องเป็นส่วนราชการที่สอดคล้องกับตำแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับนั้น รวมทั้งผู้ปฏิบัติราชการแทน หรือรักษาราชการแทน ดังตัวอย่าง
ชื่อส่วนราชการ ตำแหน่งผู้ลงนาม
กระทรวงศึกษาธิการ รัฐมนตรี ปลัดกระทรวง
กรมสามัญศึกษา อธิบดี กรมสามัญศึกษา
มหาวิทยาลัยมหิดล อธิการบดี
คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล คณบดี
กอง / สำนัก / สถาบัน ผู้อำนวยการกอง / สำนัก / สถาบัน
ภาควิชา / หน่วยงาน หัวหน้าภาควิชา / หน่วยงาน
ในกรณีที่หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายให้รองท่านใดท่านหนึ่งลงนามแทน จะต้องลงท้ายตำแหน่งว่าปฏิบัติราชการแทน หรือ รักษาราชการแทน ดังตัวอย่าง
ลงชื่อ…………………………………
(………………………………………………..)
รองคณบดีคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล
ปฏิบัติราชการแทนคณบดี
                      3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ จะไม่ใส่คำว่า เดือน และ พ.ศ. การลงวันที่ควรลงภายหลังจากลงนามแล้ว และควรเป็นวันที่ส่งหนังสือออก มิใช่ลงวันที่ไว้แล้วอีกหนึ่งสัปดาห์จึงส่งออก ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้า เสียหายแก่ทางราชการและผู้รับ เช่น แจ้งการให้ทุนศึกษาดูงาน แต่ผู้รับได้รับหนังสือหลังจากหมดเขตรับสมัครแล้ว เป็นต้น
                     4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ที่จะทำให้ผู้รับเข้าใจ ความประสงค์และเนื้อหาโดยสังเขปทันที และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด มีวิธีการเขียนขึ้นต้นชื่อเรื่อง 2 วิธีดังนี้
                1) เรื่องที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา จะทำให้เห็นพฤติกรรมที่ชัดเจน เช่น
ขออนุมัติเดินทางไปราชการต่างประเทศ
ขอความอนุเคราะห์ข้อมูล….
ขอเชิญประชุมคณะกรรมการ……
แจ้งผลการตรวจ…..
ชี้แจงข้อเท็จจริงกรณี…..
ตอบข้อหารือกรณี…….
ส่งรายงานการประชุมคณะกรรมการ…..
                  2) เรื่องที่ขึ้นต้นด้วยคำนาม มักใช้ในกรณีที่เนื้อความในหนังสือเป็นเรื่องที่กว้าง หรือมีหลายประเด็น หรือเป็นเรื่องต่อเนื่อง หรือเรื่องที่ไม่พึงประสงค์ เป็นการตำหนิ การปฏิเสธ หรือการแจ้งข่าวที่จะทำให้ผู้รับไม่สบายใจ ซึ่งไม่สามารถหาคำกริยาที่ครอบคลุมได้ ให้ใช้คำนามซึ่งเป็นคำกว้างๆ เช่น
การขออนุมัติไปราชการต่างประเทศ (กรณีไม่อนุมัติ)
การปรับอัตราเงินเดือนข้าราชการ (กรณีล่าช้า)
การจ่ายเงินรางวัล (กรณีงด หรือลด)
การชำระเงินค่ารักษาพยาบาล (กรณีทวงเงินค่ารักษาพยาบาล)
ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพื่อให้เก็บเรื่องหรือค้นหาเรื่องอ้างอิงได้ง่าย ดังนั้น หากเรื่องเดิมขึ้นต้นด้วยคำนาม ก็ควรใช้คำนามในเรื่อง ตอบไปได้ ถ้าเรื่องเดิมขึ้นต้นด้วยคำกริยา หนังสือตอบจะใช้ คำเดิมไม่ได้ เช่นเรื่อง ขออนุญาต ขออนุมัติ ขอเชิญ เพราะจะทำให้ไม่เข้าใจว่าใครเป็นฝ่ายขอ ใครเป็นฝ่ายอนุญาตวิธีปฏิบัติ มี 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1 เติมคำว่า การ ข้างหน้าคำกริยาที่ขอมา ให้เป็นคำนาม เช่น ขออนุมัติ เป็น การขออนุมัติ
วิธีที่ 2 ตัดคำว่า ขอ ออก เช่น อนุมัติให้ข้าราชการเป็นวิทยากร
                   5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย แล้ว ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ ในกรณีที่ต้องเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาระดับสูง ที่ต้องผ่านผู้บังคับบัญชาระดับต้น จะใช้คำว่า ผ่าน เช่น เรียน คณบดี ผ่านหัวหน้าภาควิชา ในกรณีนี้หัวหน้าภาควิชาจะต้องลงนามท้ายหนังสือ เป็นการผ่านเรื่อง ด้วย
                   6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อระหว่างกัน จะจากส่วนราชการใดก็ตาม ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน พ.ศ. ของหนังสือนั้น
การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ให้ทราบด้วยเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับหนังสือสามารถค้นหาเรื่องเดิมได้ง่าย
ในย่อหน้าแรกให้พิมพ์ว่า ตามหนังสือที่อ้างถึง กองทัพบก ได้ขอความร่วมมือในการจัดนิทรรศการ เพื่อสุขภาพ ในวันที่ ………………ณ.............….ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น
สำหรับหนังสือภายในและบันทึก การอ้างถึงจะไม่ปรากฏที่หัวหนังสือ แต่จะอยู่ในเนื้อความส่วนแรกของหนังสือ ดังนี้ ตามหนังสือกองกลาง มหาวิทยาลัยมหิดล ที่ …ลงวันที่………ขอความร่วมมือในการจัดนิทรรศการ “มหิดล-วันแม่” ในวันที่…………..ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น
- 4 -

                 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือสิ่งอื่นใด ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ลงจำนวนให้ครบ ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
                8. ข้อความหรือเนื้อเรื่อง ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
ข้อความหรือเนื้อเรื่อง ควรประกอบด้วยข้อความที่ได้ใจความชัดเจน แบ่งเป็น 3 ส่วน ดังนี้
ก. ส่วนนำ คือข้อความส่วนที่เป็นที่มาของเรื่อง เหตุที่ต้องเขียนหนังสือฉบับนี้ หรือเป็นการเท้าความหนังสือที่มีมาถึง คำขึ้นต้นส่วนนำมักมี 2 กลุ่ม คือ
· ถ้าติดต่อกันเป็น ครั้งแรก ขึ้นต้นหนังสือว่า “เนื่องจาก” “เนื่องด้วย” “ ด้วย”
· ถ้าเป็นเรื่องที่มีสาเหตุเกี่ยวเนื่อง เชื่อมโยงกัน หรือเป็นเรื่องที่รู้ๆ กันอยู่ขึ้นต้นว่า “ เนื่องจาก ”
· ถ้าเป็นหนังสือตอบ หรือมีการอ้างถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาก่อน ขึ้นต้นโดยใช้คำว่า “ตาม”
“ตามที่” “อนุสนธิ” แล้วสรุปใจความสั้นๆ ให้ครอบคลุมเนื้อหาสำคัญของหนังสือฉบับที่อ้างถึง
สิ่งสำคัญที่มักผิดพลาดกันเสมอ คือการลงท้ายข้อความว่า นั้น หรือความละเอียดดังแจ้งแล้ว นั้น
ความ หมายถึง ข้อความ ใจความ
แจ้ง หมายถึง บอก แจ่มแจ้ง ชัดเจน
นั้น ต้องวรรค 1 ตัวอักษรก่อนคำว่านั้น เสมอ เพราะคำว่า นั้น
ขยายข้อความทั้งย่อหน้าที่ผ่านมา หากไม่เว้นวรรคจะเป็นการขยายเฉพาะข้อความที่อยู่ติดกันเท่านั้น
ข. ส่วนเนื้อหา
การเขียนส่วนเนื้อหาที่เป็นส่วนประกอบที่ 2 ของหนังสือ หากส่วนนำสั้น ๆ เพียง 1-2 บรรทัด ก็สามารถเขียนต่อเนื่องในย่อหน้าแรกได้ แต่ถ้าส่วนนำยาว ประมาณ 3 บรรทัดขึ้นไป ควรแยกเป็น 2 ย่อหน้า คำเชื่อมจากส่วนนำอาจใช้คำว่า ในการนี้ บัดนี้การประชุมดังกล่าว จากเหตุการณ์ดังกล่าว............เป็นต้น หากมีรายละเอียดมาก อาจเขียนเป็นข้อ ๆ และมากกว่า 1 ย่อหน้าก็ได้








ค. ส่วนลงท้าย
การเขียนส่วนลงท้ายควรเป็นประโยคสั้น ๆ ไม่ควรมีเนื้อหาสำคัญอยู่ในส่วนนี้อีก เนื้อหาทั้งหมดควรอยู่ในองค์ประกอบที่ 2 คือ ส่วนเนื้อหา ส่วนลงท้ายควรเป็นการสรุป เน้นย้ำ หรือขอบคุณแล้วแต่กรณี ทั้งนี้ จะต้องตรงกับเรื่องดังตัวอย่าง

เรื่อง	คำลงท้าย
1. ขออนุญาต หรือขออนุมัติ	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณยิ่ง
2. รายงานผลการปฎิบัติงาน	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดำเนินการต่อไป
3. ชี้แจงข้อเท็จจริง	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดำเนินการต่อไปด้วย จะขอบคุณยิ่ง
4. ส่งข้อมูล	ก. จึงเรียนมาเพื่อทราบ
5. เชิญเป็นวิทยากร	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วย จะขอบคุณยิ่ง ข. คณะหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดี และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
6. ขอความร่วมมือ หรือขอความอนุเคราะห์	ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ ขอขอบคุณ ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ (อนุเคราะห์) ด้วย จะขอบคุณยิ่ง ค. คณะหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดีเช่นเคย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
7. ซักซ้อมความเข้าใจ ยืนยันหรือให้ดำเนินการ	ก. จึงเรียนซักซ้อมมาเพื่อให้เข้าใจตรงกัน ข. จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดเข้าใจตรงกัน ค. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป ง. จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป จะขอบคุณยิ่ง

- 6 -
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และการจ่าหน้าซอง ดังต่อไปนี้

ผู้รับหนังสือ	คำขึ้นต้น	สรรพนาม	คำลงท้าย	คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
1.พระราชวงศ์ · พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว · สมเด็จพระบรมราชินีนาถ	ขอเดชะฝ่าละอองธุลี พระบาทปกเกล้าปกกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า…….. (ออกชื่อ). ขอ	ใต้ฝ่าละอองธุลี พระบาท ข้าพระพุทธเจ้า	ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อมขอเดชะ ข้าพระพุทธเจ้า…	ขอพระราชทาน ทูลเกล้าทูล กระหม่อมถวาย
	พระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบังคมทูลพระกรุณาทราบฝ่าละอองธุลีพระบาท		…..(ลงชื่อ)….. (หรือจะนำคำว่า ขอเดชะ มาไว้ท้ายชื่อเจ้าของหนังสือก็ได้)	ขอเดชะ
2.สมเด็จพระบรมราชินี สมเด็จพระบรมราชชนนี สมเด็จพระยุพราช (สยามมกุฎ ราชกุมาร) สมเด็จพระบรมราชกุมารี	ขอพระราชทานกราบบังคมทูล……………….. (ออกพระนาม)…….. ทราบฝ่าละอองพระบาท	ใต้ฝ่าละอองพระบาท ข้าพระพุทธเจ้า	ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า.…… …….(ลงชื่อ)……….	ขอพระราชทานกราบบังคมทูล …...(ระบุพระนาม)..….
3. สมเด็จเจ้าฟ้า	ขอพระราชทานกราบทูล …….(ออกพระนาม)….. ทราบฝ่าพระบาท	ใต้ฝ่าพระบาท ข้าพระพุทธเจ้า	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า.…………….(ลงชื่อ)…….	ขอพระราชทานกราบทูล ……….(ระบุพระนาม)…........
4. พระบรมวงศ์ ชั้นพระองค์เจ้า	ขอประทานกราบทูล…… ….(ออกพระนาม)……ทราบฝ่าพระบาท	ใต้ฝ่าพระบาท ข้าพระพุทธเจ้า	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม ข้าพระพุทธเจ้า.… …..(ลงชื่อ)…….	ขอพระราชทานกราบทูล ……….(ระบุพระนาม)…........
ผู้รับหนังสือ	คำขึ้นต้น	- 8- สรรพนาม	คำลงท้าย	คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
5. พระเจ้าวรวงศ์เธอ ( ที่มิได้ทรงกรม )	กราบทูล... (ออกพระนาม) ทราบฝ่าพระบาท	ฝ่าพระบาท เกล้ากระหม่อม (ชาย) เกล้ากระหม่อมฉัน (หญิง)	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด	กราบทูล....(ระบุพระนาม)….....
6. พระอนุวงศ์ชั้น พระวรวงศ์เธอ (ทรงกรม)	กราบทูล...(ออกพระนาม).ทราบฝ่าพระบาท	ฝ่าพระบาท เกล้ากระหม่อม (ชาย) เกล้ากระหม่อมฉัน (หญิง)	ควรมิควรแล้วแต่ จะโปรด	กราบทูล....(ระบุพระนาม).....…
7. พระอนุวงศ์ ชั้นพระวรวงศ์ เธอ (ที่มิได้ทรงกรม)	ทูล ………….(ออกพระนาม)…………ทราบฝ่าพระบาท	ฝ่าพระบาท กระหม่อม(ชาย) หม่อมฉัน(หญิง)	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด	ทูล…....(ระบุพระนาม)....…
8. พระอนุวงศ์ ชั้นหม่อมเจ้า	ทูล…(ออกพระนาม)…..	ฝ่าพระบาท กระหม่อม(ชาย) หม่อมฉัน(หญิง)	แล้วแต่จะโปรด	ทูล……(ระบุพระนาม).....…
9. พระภิกษุ สมเด็จพระสังฆราชเจ้า	ขอประทานกราบทูล…… ……(ออกพระนาม)……	ใต้ฝ่าพระบาท ข้าพระพุทธเจ้า	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้า โปรดกระหม่อม	ขอประทานกราบทูล…(ระบุพระนาม)…....
10. สมเด็จพระสังฆราช	กราบทูล ………………. ……(ออกพระนาม).….	ฝ่าพระบาท เกล้ากระหม่อม (ชาย) เกล้ากระหม่อมฉัน (หญิง)	ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด	กราบทูล....(ระบุพระนาม)....….
11. สมเด็จพระราชาคณะ รองสมเด็จพระราชาคณะ	นมัสการ…………… ……...(ออกนาม)….….	พระคุณเจ้า กระผม ดิฉัน	ขอนมัสการด้วยความเคารพ อย่างยิ่ง	นมัสการ…..... (ระบุนาม)….....
12. พระราชาคณะ	นมัสการ.(ออกนาม)…..	พระคุณท่าน กระผม ดิฉัน	ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างสูง	นมัสการ…….(ระบุนาม)…......
ผู้รับหนังสือ	คำขึ้นต้น	- 8- สรรพนาม	คำลงท้าย	คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
13. พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป	นมัสการ...(ออกนาม)…..	ท่าน ผม/ดิฉัน	ขอนมัสการด้วยความเคารพ	นมัสการ............(ระบุนาม)…....
14. บุคคลธรรมดา · ประธานองคมนตรี · นายกรัฐมนตรี · ประธานรัฐสภา · ประธานสภาผู้แทนราษฎร · ประธานวุฒิสภา · ประธานศาลฎีกา · ประธานศาลรัฐธรรมนูญ · ประธานศาลปกครองสูงสุด · ประธานกรรมการการเลือกตั้ง · ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ	กราบเรียน	ท่าน ข้าพเจ้า กระผม ผม ดิฉัน	ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง	กราบเรียน
· ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ · ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน · ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา · รัฐบุรุษ
15. บุคคลทั่วไป (นอกจากข้อ 14)	เรียน	ท่าน ข้าพเจ้า กระผม ผม ดิฉัน	ขอแสดงความ นับถือ	เรียน

10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทรศัพท์ ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็ม หรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด้วย